Naast de reguliere interne controles zal ook in 2020 door AO/IC een aantal aanvullende onderzoeken worden uitgevoerd in het kader van de financiële rechtmatigheid. De belangrijkste hiervan is:
Europese aanbestedingen
Binnen de provincie is sprake van een groot aantal verschillende inkoopopdrachten en leveranciers. Hierdoor is de controle van de Europese aanbestedingswet een omvangrijk proces. Een deel van deze controle maakt onderdeel uit van de reguliere interne controle op het proces Verwerven en aannemen. Daarnaast wordt tijdens de controle van de provinciale jaarrekening een aanvullend onderzoek gedaan specifiek naar het juist en volledig toepassen van de Europese aanbestedingswet. In het najaar van 2019 is het overleg met de accountant gestart om de uitvoering van dit aanvullend onderzoek meer te spreiden over het jaar. Hierdoor worden mogelijke onrechtmatigheden nog sneller bekend en wordt de hoeveelheid werk bij de jaarrekeningcontrole zelf beperkt. Dit aanvullend onderzoek wordt in 2020 in overleg met de accountant verder vorm gegeven.
Een externe ontwikkeling die van belang is voor de hele provinciale organisatie en waaraan in 2020 nadrukkelijk aandacht zal worden besteed betreft de ‘Rechtmatigheidsverantwoording van Gedeputeerde Staten’. Conform nieuwe wetgeving zullen Gedeputeerde Staten met ingang van het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Op dit moment maakt deze rechtmatigheidsverantwoording nog onderdeel uit van de controleverklaring van de accountant. Met ingang van het boekjaar 2021 komt deze verantwoordelijkheid te liggen bij Gedeputeerde Staten. De accountant zal nog wel een controle hierop uitvoeren om zodoende te kunnen verklaren dat deze ‘getrouw’ is (lees: een getrouwe weergave van de werkelijkheid is). Op dit moment maakt de accountant gebruik van de interne controles die worden uitgevoerd door AO/IC. Deze controles zullen met ingang van het boekjaar 2021 dan ook de basis vormen voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording. Om Gedeputeerde Staten in de gelegenheid te stellen deze rechtmatigheidsverklaring op een verantwoorde wijze af te kunnen geven zullen, naast deze ‘reguliere’ controles, aanvullende activiteiten uitgevoerd moeten worden. Deze aanvullende activiteiten hebben, onder andere, betrekking op het opstellen van specifieke risicoanalyses, het mogelijk (her)inrichten van processen en het trekken van definitieve conclusies na afrondingen van de noodzakelijke controlewerkzaamheden. Ten behoeve van de planning en uitvoering van de uit te voeren activiteiten zullen betrokken onderdelen gezamenlijk optrekken. Daarnaast wordt invulling gegeven aan een actieve samenwerking met de accountant op dit gebied. Het streven is om de provinciale organisatie in 2020 gereed te hebben om uitvoering te kunnen geven aan deze nieuwe wetgeving.