Reguliere interne controles
De interne controles over 2019 zijn door het team Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) uitgevoerd volgens het door Gedeputeerde Staten in december 2018 vastgestelde Concern Interne Controle Plan 2019. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten uitvoering aan de toetsing van artikel 18 van de ‘Financiële verordening Provincie Zuid-Holland 2017’. Hierin is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorg dragen voor de interne controle op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen.
De volgende interne controles zijn in 2019 uitgevoerd:
- Verwerven en aannemen (Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en factuurbetaling, grondadministratie);
- Verstrekken en vaststellen subsidies;
- Genereren van inkomsten (onderdeel Overige opbrengsten);
- In standhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Betalingsverkeer);
- In standhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Salarissen);
- Planning en Control (onderdeel Begrotingsuitvoering).
Naast de hiervoor genoemde interne controles zijn in 2019 ook, in samenwerking met de IT-auditor van de accountant, delen van de IT-audit uitgevoerd. Hierbij worden gedurende het jaar diverse controlewerkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te vormen over de betrouwbaarheid en de integriteit van de geautomatiseerde omgeving van de organisatie.
Naar aanleiding van de in 2019 uitgevoerde interne controles zijn met de proceseigenaren en het management afspraken gemaakt om de opzet, bestaan en werking van de processen en beheersmaatregelen, waar nodig, verder te verbeteren.
Aanvullende interne controle/onderzoek
Naast de reguliere interne controles is in 2019 ook een aantal aanvullende interne controles/onderzoeken uitgevoerd. De aanleiding om deze uit te voeren kan divers zijn. Zo kunnen bestuur en management een verzoek doen voor de uitvoering van een bijzonder onderzoek; kan de accountant adviseren om bepaalde onderwerpen nader te onderzoeken of geven ontwikkelingen in de externe omgeving aanleiding om dergelijke controles te initiëren. De in 2019 uitgevoerde aanvullende interne controles/onderzoeken hebben vooral betrekking op de verdere verbetering/uitbreiding van de bestaande (interne) controles en het reageren op externe ontwikkelingen. Een belangrijk aanvullend onderzoek waarvan de uitvoering in 2019 is gestart betreft het uitvoeren van een tussentijdse controle op de projectadministratie van materiële investeringsprojecten.
Naast de jaarlijkse controle van de provinciale jaarrekening controleert de accountant ook een aantal financiële verantwoordingen met betrekking tot ‘van derden verkregen financiële middelen’. Deze verantwoordingen hebben vaak betrekking op materiële investeringsprojecten binnen de provincie. Met behulp van een dergelijke verantwoording voldoet de provincie aan de informatieplicht die de geldverstrekker heeft verbonden aan het beschikbaar stellen van de financiële middelen. In een financiële verantwoording moet worden onderbouwd wat de provincie wanneer gedaan heeft met de ter beschikking gestelde financiële middelen. Deze verantwoording moet vergezeld gaan van een controleverklaring van de accountant. Dit betreft een controle ‘achteraf’. Om de betrouwbaarheid van (tussentijdse) relevante financiële informatie verder te vergroten én om er voor te zorgen dat voor het opstellen van de provinciale jaarrekening tijdig beschikt kan worden over de juiste financiële gegevens met betrekking tot deze materiële investeringsprojecten heeft de accountant geadviseerd het team AO/IC tussentijdse controles te laten uitvoeren op de desbetreffende projectadministraties. Eind 2019 is, in overleg met de accountant, begonnen met het opzetten van deze controle. De uitvoering hiervan vindt in de eerste helft van 2020 plaats.
Aanvullende controles naar aanleiding van aanbevelingen van Deloitte
De accountant heeft in september 2018 het eerste deel van zijn interim-controle 2018 uitgevoerd. Hierbij heeft hij voornamelijk gekeken naar de opzet van de huidige processen binnen de provincie. De resultaten van deze analyse zijn weergegeven in de managementletter 2018 die door Deloitte is opgesteld en hebben geleid tot een tweetal aanbevelingen waarmee in 2019 rekening gehouden moest worden voor wat betreft de uitvoering van de interne controles.
Subsidieverstrekkingen
In de afgelopen jaren is zowel door AO/IC als door de accountant vastgesteld dat een deel van de openstaande subsidieverplichtingen die zijn ontstaan in 2012 of in de jaren daarvoor mogelijk onterecht als openstaand waren aangemerkt. Naar aanleiding hiervan is in de afgelopen jaren een uitgebreid intern onderzoek gestart naar het al dan niet terecht openstaan van de subsidieverplichtingen die betrekking hebben op deze periode. Dit onderzoek is begin 2019 afgerond. Waar nodig zijn correcties doorgevoerd. Oorzaak van deze correcties moet vooral gezocht worden in het niet structureel monitoren op een tijdige vaststelling van subsidies. De invoering van een nieuw subsidievolgsysteem moet deze monitoring naar verwachting beter waarborgen. AO/IC zal actief, als adviseur, betrokken worden bij het vormgeven en implementeren van het nieuwe subsidievolgsysteem, specifiek op die onderdelen die betrekking hebben op de (materiële) financiële beheershandelingen en de bijbehorende (geautomatiseerde) beheersmaatregelen.
Prestatieontvangstmelding
Binnen de applicatie voor de financiële administratie is een functionaliteit opgenomen waarbij door de verantwoordelijke medewerker (digitaal) getekend wordt voor de levering van de prestatie door de leverancier. Dit is een stap in het inkoopproces die uiteindelijk moet leiden tot een rechtmatige betaling van de inkoopfactuur. Het documenteren van de onderbouwing van de geleverde prestatie vindt momenteel niet structureel plaats. Dit aspect krijgt nadrukkelijk aandacht bij de aanschaf van het nieuwe inkoopsysteem. Het ‘live’ gaan van dit nieuwe inkoopsysteem stond gepland voor eind 2019, maar is vertraagd en wordt nu in het begin van de zomer van 2020 verwacht. Met betrekking tot de vormgeving en implementatie van dit nieuwe inkoopsysteem zullen zowel de accountant als AO/IC nadrukkelijk als adviseur worden betrokken. Daarnaast zal binnen de organisatie in haar geheel aandacht worden gegeven aan het verbeteren van de kwaliteit van de prestatieontvangstmelding. Hierbij moet gedacht worden aan het opstellen van instructies, het (mede-) verzorgen van informatiesessies.